Đang xem 18
Trường Đại học Nông Lâm TP.HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM
TT Nghiên Cứu & Chuyển giao Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Khoa học Công nghệ ***********
*******
THỦ TỤC QUY TRÌNH
Chuyển giao KHCN do Trung tâm ký kết hợp đồng,
CBCC các Khoa, Phòng trực tiếp thực hiện
A. Trước khi ký hợp đồng chuyển giao:
1. Người trực tiếp thực hiện hợp đồng đàm phán với đối tác về nội dung hợp đồng, thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng như : giá cả, phương thức thanh toán, thời gian thực hiện, thời gian bảo hành ....
* Hồ sơ lưu : Biên bản làm việc, biên bản thoả thuận.
* Người chịu trách nhiệm: Người nhận thực hiện HĐ.
2. Người thực hiện hợp đồng đến Trung tâm NC&CG KHCN làm việc về nội dung hợp đồng sẽ thực hiện, soạn thảo hợp đồng (Trung tâm cung cấp mẫu đúng quy định) đưa đối tác ký trước sau đó đưa về Trung tâm ký * Hồ sơ lưu: biên bản làm việc, hợp đồng đã có chữ ký của đối tác.
* Người chịu trách nhiệm: Kế toán, người thực hiện HĐ.
3. Trung tâm tiến hành lập hợp đồng ủy thác:
- Người nhận ủy thác nghiên cứu kỹ các quy định trong hợp đồng ủy thác, trình Khoa, Phòng (đơn vị quản lý trực tiếp người nhận ủy thác) có ý kiến về năng lực thực hiện hợp đồng của người nhận ủy thác.
- Tiến hành ký kết hợp đồng ủy thác giữa Trung tâm và người thực hiện hợp đồng.
* Hồ sơ lưu : bản hợp đồng ủy thác đã ký giữa hai bên có xác nhận của Khoa, Phòng
* Người chịu trách nhiệm : Kế toán.
B. Quá trình thực hiện hợp đồng chuyển giao :
1. Người nhận uỷ thác cần lập kế hoạch để thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
* Hồ sơ lưu : Bản kế hoạch thực hiện HĐ
* Người chịu trách nhiệm : Người nhận ủy thác
2. Mọi thủ tục thu chi theo tiến độ phải được thực hiện tại phòng kế toán Trung tâm theo đúng thời gian đã ghi trong hợp đồng.
* Hồ sơ lưu : phiếu thu, chi.
* Người chịu trách nhiệm : kế toán.
1. Người nhận ủy thc được tạm ứng theo tiến độ để thực hiện hợp đồng, và có trách nhiệm thanh toán tạm ứng đúng thời hạn (trên nguyên tắc hoàn đợt trước mới ứng tiếp đợt sau), phòng kế toán Trung tâm có quyền từ chối những chứng từ thanh toán không đúng quy định.
* Hồ sơ lưu : phiếu đề nghị tạm ứng, chứng từ thanh toán tạm ứng.
* Người chịu trách nhiệm : Kế toán, người nhận ủy thác.
2. Trong trường hợp có thay đổi về thời gian thực hiện hợp đồng, hoặc có những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện .v.v.v người ủy thác có trách nhiệm lập các biên bản ghi rõ lý do để làm minh chứng cho sự chậm trễ hoặc thay đổi.
* Hồ sơ lưu : Các biên bản giải trình.
* Người chịu trách nhiệm : người nhận ủy thác.
3. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn và thời gian thực hiện dài, bên nhận ủy thác có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện và cung cấp cho trung tâm những văn bản minh chứng như biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận sản phẩm của từng đợt, nếu thấy cần thiết trung tâm sẽ tham gia kiểm tra việc thực hiện hợp đồng.
* Hồ sơ lưu : Bản báo cáo tiến độ, biên bản nghiệm thu giao nhận từng đợt.
* Người chịu trách nhiệm : người nhận ủy thác.
C. Kết thúc hợp đồng :
1. Khi hợp đồng đã thực hiện xong người nhận ủy thác lập biên bản minh chứng cho việc đã hoàn tất hợp đồng như:
- Biên bản nghiệm thu, giao nhận đối với các hợp đồng thiết kế lắp đặt, cung cấp cây con giống v.v.v. . .
- Quyết định phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền đối với các hợp đồng lập báo đầu tư môi trường, đánh giá tác động môi trường v.v.v. .
* Hồ sơ lưu : biên bản nghiệm thu, giao nhận, quyết định phê duyệt, biên bản thanh lý HĐ.
* Người chịu trách nhiệm : người nhận uỷ thác
2. Người nhận ủy thác nộp đầy đủ các khoản thu như : các khoản thuế theo quy định, phí quản lý v.v.v. . .
* Hồ sơ lưu : phiếu thu, chi
* Người chịu trách nhiệm : kế toán, người nhận ủy thác
3. Người nhận ủy thác thanh toán các khoản đã tạm ứng để thực hiện hợp đồng.
* Hồ sơ lưu : chứng từ thanh toán tạm ứng
* Người chịu trách nhiệm : kế toán, người nhận ủy thác
4. Trung tâm xuất hoá đơn trên cơ sở nghiệm thu, và thanh lý hợp đồng đã được lập.
* Hồ sơ lưu : hoá đơn tài chính hợp pháp, hợp lệ
* Người chịu trách nhiệm : kế toán
Người phê duyệt Người soạn thảo
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG
ThS. Cao Xuân Tài CN. Đặng Thị Quế
Số lần xem trang: 2410
Điều chỉnh lần cuối: 03-10-2011
